buitenplaats kameryck
algemene voorwaarden
Wijziging gastenaantal tot 200 personen
Je kunt uiterlijk tot 5 werkdagen van tevoren kosteloos het definitieve aantal gasten eenmalig naar beneden bijstellen, mits dit niet meer dan 10% afwijkt van het opgegeven aantal uit de bevestiging. Het gastenaantal mag ten allen tijde omhoog worden bijgesteld. Uiteraard wel tot de maximale zaalcapaciteit of we zullen onze verdere beschikbaarheid voor jullie herzien. Bij een vermindering hoger dan 10% heeft de opdrachtnemer het recht om de calculaties aan te passen naar de dan ontstane situatie, waaronder bijv. een andere zaal.
Wijziging gastenaantal vanaf 200 personen
Je kunt uiterlijk tot 10 werkdagen van tevoren kosteloos het definitieve aantal gasten eenmalig naar beneden bijstellen, mits dit niet meer dan 10% afwijkt van het opgegeven aantal uit de bevestiging. Het gastenaantal mag ten allen tijde omhoog worden bijgesteld. Uiteraard wel tot de maximale zaalcapaciteit of we zullen onze verdere beschikbaarheid voor jullie herzien. Bij een vermindering hoger dan 10% heeft de opdrachtnemer het recht om de calculaties aan te passen naar de dan ontstane situatie, waaronder bijv. een andere zaal.
Bereikbaarheid Event medewerkers
Voor vragen over offertes en reserveringen zijn onze Event medewerkers van maandag tot en met vrijdag bereikbaar van 09.00 tot 17.00 uur. Buiten deze tijden wordt de e-mail niet gelezen en staat de telefoon doorgeschakeld naar het restaurant of kun je de voicemail inspreken.
Betaling
Betalingen dienen voldaan te worden binnen, maar uiterlijk 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders vermeld in de overeenkomst. Bij een reservering dient een aanbetaling te worden voldaan van 70% van de offerteprijs. Dit bedrag dient binnen, maar uiterlijk 14 werkdagen na factuurdatum te worden voldaan en in ieder geval 14 werkdagen voor aanvang van het evenement (of eerste opbouw dag).
Indien de offerte nog niet definitief is, maar de datum vast staat en het locatiecontact is getekend, zal 100% van de overeengekomen zaalhuur moeten worden voldaan. Hierop is geen restitutie mogelijk. Twee maanden voorafgaand aan het evenement wordt de aanbetaling aangevuld tot 70% van het offertebedrag. Het restbedrag van de offerteprijs dient 14 werkdagen na de verstuurdatum van de factuur te zijn voldaan. Bij betaling met een creditcard rekenen wij een toeslag van 3%.
Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 450,00.
Brandvoorschriften
Eigen ingebrachte brandbare materialen moeten zijn voorzien van een certificaat van brandvoortplantingsklasse 1 of 2 (vanuit fabriek geïmpregneerd) of een impregneercertificaat niet ouder dan 4 dagen (geïmpregneerd door een gecertificeerd bedrijf). De brandweer kan tijdens de bijeenkomst controleren.
Vuur
Gebruik van vuur en gasflessen in alle locaties is niet toestaan. Bij gebruik van een rookmachine dien je dit van tevoren duidelijk aan te geven.
Vuurwerk
Buitenplaats Kameryck ligt in een stiltegebied het is daarom ten strengste verboden om vuurwerk te ontsteken door jou, jouw gasten of anderzijds betrokken personen aan jouw evenement. Op het afsteken van vuurwerk staat een boete van minimaal € 450,00. De hoogte van de boete is afhankelijk van het soort en de hoeveelheid vuurwerk.
Muziek
Live muziek (een band) op locatie is uitsluitend mogelijk op aanvraag en na schriftelijke goedkeuring van Buitenplaats Kameryck.
Basisschoonmaak
De kosten van basisschoonmaak zijn inbegrepen in de locatiehuur. Echter na het gebruik van confettiproducten wordt € 450,00 aan schoonmaakkosten per ruimte in rekening gebracht.
Bevestigen van materialen binnen de locatie
De locatie dient met respect behandeld te worden, m.a.w. niet boren, timmeren, geen plakbandresten etc. Bij twijfel, overleg met één van onze medewerkers.
Opbouw en afbouw
Eerder opbouwen in de gereserveerde ruimtes dan schriftelijk is afgesproken is niet mogelijk. Eerder opbouwen op de eerste dag van het event is alleen mogelijk in overleg. Indien beschikbaar zullen wij de ruimtes eerder voor je ter beschikking stellen. Hier zal extra locatiehuur voor in rekening gebracht worden. De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de opbouwtijden en de benodigde ruimtes.
De afbouw dient binnen 1 uur na einde event te zijn afgerond. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor voldoende mankracht om dit te realiseren. Na deze tijd zal er extra personeelskosten en/of locatiehuur in rekening worden gebracht.
Laden en lossen
Laden en lossen is mogelijk vanaf 07.00 uur. Vroeger laden en lossen kan alleen in overleg. Hier worden extra kosten a € 100 per uur doorberekend.
Goederen en materialen
Buitenplaats Kameryck heeft duurzaamheid hoog op het lijstje staan. Daarom zijn wij Green Key GOUD gecertificeerd. Onze locatie heeft een duurzame uitstraling. Ballonnen en confetti zijn bij ons niet nodig. Het pas niet binnen onze filosofie. Door de schoonheid van onze locatie heeft het geen toegevoegde waarde. Wij willen jullie vragen hier rekening mee te houden en geen ballonnen(bogen) of confetti te gebruiken op jullie event.
Afleveren goederen en materialen
Indien je voorafgaand aan het event materialen en/of goederen bij ons wil laten afleveren, dan kan dit in overleg. Graag horen wij 3 dagen voorafgaand aan het evenement, of eerste opbouwdag wanneer we welke materialen en/of goederen kunnen verwachten Ook aantallen en de grootte van de goederen is van belang. Daarnaast dienen wij te weten of goederen gekoeld moeten worden bewaard. Dit zodat wij hier rekening mee kunnen houden qua ruimte en/of personeel. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat wij ruimte in onze koelingen en/of vriezers hebben.
Wij gaan er van uit dat wij niet hoeven te laden en lossen. Indien wij de goederen onverhoopt moeten laden en/of lossen vragen wij hier een bijdrage van € 150,00 voor. De kosten voor het opslaan van materialen en/of goederen voorafgaand aan het evenement is vanaf € 150,00 en hangt af van het volume en het aantal dagen dat het op locatie staat.
Ophalen goederen en materialen
Alle goederen en (verpakkings)materialen dienen na het evenement direct meegenomen te worden. In overleg kan het op locatie blijven tot de volgende dag. Indien de goederen of (verpakkings)materialen niet opgehaald worden, zal Buitenplaats Kameryck dit vernietigen of wegbrengen. De kosten hiervoor zijn vanaf € 250,00 en wederom afhankelijk van de omvang en hoeveelheid.
Alcohol
Gebruik van alcohol door op- en afbouw of uitvoerend personeel of technici is niet toegestaan.
Catering
Buitenplaats Kameryck verzorgt ten alle tijden zelf de catering. Wil je een eigen cateraar meebrengen kijken wij graag samen met je naar de mogelijkheden hiervoor.
Productiebespreking
Buitenplaats Kameryck kan, indien zij dit nodig acht, een productiebespreking 1 à 2 weken voor aanvang van de bijeenkomst verplicht stellen.
Bijzonderheden bijeenkomst
Indien er bijzonderheden zijn tijdens de bijeenkomst, wordt Buitenplaats Kameryck hier graag uiterlijk een week van te voren van op de hoogte gesteld. Denk hier bijvoorbeeld aan dieetwensen en de aanwezigheid van mindervalide.
Klachten
Alle klachten en gebreken dienen binnen 24 uur nadat deze bekend zijn geworden dan wel bekend hadden kunnen zijn schriftelijk/per e-mail door opdrachtnemer te zijn ontvangen. Wanneer dit termijn niet in acht wordt genomen komen eventuele aanspraken die opdrachtgever heeft te vervallen.
Beeldmateriaal
De opdrachtnemer is gerechtigd om geluid, foto’s, logo’s en beeldopnamen van het evenement te maken en dat materiaal op haar website of social media te plaatsen voor marketing doeleinden.
Eigen risico tijdens activiteiten
Tijdens het ontvangst zijn alle gasten verplicht om een eigen risicoformulier te ondertekenen ter bevestiging van het feit dat de gekozen activiteit risico’s met zich mee kan brengen.
Indien dit formulier niet ingevuld wordt, zal deze deelnemer uitgesloten worden van deelname aan de activiteit. Het invullen kan eenvoudig doormiddel van een formulier of een QR-code.
Buitenplaats Kameryck zal de gasten voorzien van dit formulier en/of QR code.
Het nuttigen van alcohol voor en tijdens activiteiten
Het is op geen enkele wijze toegestaan om voor en tijdens de activiteiten alcohol te nuttigen. Deelnemers die wel alcohol hebben genuttigd zullen ten aller tijden worden uitgesloten van deelname.
Aansprakelijkheid
Partij A: Buitenplaats Kameryck BV Partij B: Opdrachtgever, onderaannemers, gasten
Uniforme Voorwaarden Horeca worden door partij A gehanteerd.
Partij A stelt zich niet aansprakelijk voor diefstal, vermissing of beschadiging van goederen ingebracht door partij B.
Partij B dient zelf een (evenementen-) verzekering af te sluiten.
Partij A stelt zich niet aansprakelijk voor persoonlijke ongevallen van partij B.Bij beschadigingen aan gebouwen en goederen van partij A veroorzaakt door partij B, wordt partij B daarvoor aansprakelijk gesteld.
Partij B dient bij calamiteiten altijd de opdrachten van partij A of beveiliging op te volgen.
Partij A kan te allen tijde personen (eventueel aangetrokken door partij B) weigeren op het terrein van Buitenplaats Kameryck.
Annulering Locatie
Indien partij B het evenement na reservering annuleert, wordt de volledige locatiehuur altijd in rekening gebracht.
Annulering Catering, Techniek, Inrichting, Facilitaire zaken
tot 6 maanden voorafgaand (tot 180 dagen)
– 30%
Tussen 6 en 3 maanden voorafgaand (tussen 180 dagen en 90 dagen)
– 50%
Tussen 3 maanden en 1 maand voorafgaand (tussen 89 dagen en 30 dagen)
– 75%
Tussen 1 maand en 2 weken voorafgaand (tussen 29 dagen en 14 dagen)
– 90 %
Tussen 13 dagen en 0 dagen voorafgaand
– 100%
Annulering diensten en materialen van derden
Ten aanzien van de dienstverlening van derden (bijvoorbeeld met betrekking tot entertainment, activiteiten en inhuur van materialen) gelden de door de betreffende derden gehanteerde annuleringsvoorwaarden. Deze kunnen afwijken van onze eigen annuleringsvoorwaarden.
Het willen verplaatsen of het omboeken van het evenement betekent ook dat je de datum waarop het evenement staat annuleert. Verplaatsen is dus een annulering.
Epidemieën en/of pandemieën overheidsmaatregelen
Geen van beide partijen is aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover die tekortkoming of vertraging wordt veroorzaakt door overheidsmaatregelen als gevolg van epidemieën of pandemieën (zoals het uitbreken van het COVID-19-virus) die rechtstreeks van invloed zijn op de overeenkomst waardoor de uitvoering van de overeenkomst verboden of onmogelijk is (zoals een beperking van het aantal bezoekers/deelnemers).
Indien sprake is van een situatie zoals bovenstaand, dan zullen partijen in gesprek gaan over de gevolgen en beslissen samen of het evenement (al dan niet in gewijzigde vorm) alsnog kan plaatsvinden op het afgesproken moment, dan wel kan worden uitgesteld.
Indien de situatie zich voordoet dat wij door richtlijnen van het RIVM en maatregelen van de overheid jullie event niet mogen organiseren, dan is het mogelijk om deze kosteloos te verplaatsen naar een nieuwe datum, de aanbetaling mee te nemen naar deze nieuwe eventdatum of je kunt het event kosteloos annuleren.
Kunnen wij jullie event binnen de richtlijnen van het RIVM en maatregelen van de overheid wel hosten, maar kiezen jullie om het event toch te annuleren, dan gelden onze algemene voorwaarden en kunnen wij annuleringskosten in rekening brengen.
