Buitenplaats Kameryck

1.1 Opdrachtnemer als zelfstandige B.V. haar werkzaamheden uitoefenend onder de naam Kameryck B.V., bij de KvK ingeschreven te Kamerik, verleent haar diensten conform de Algemene Voorwaarden van de Dutch Venue Association. Dutch Venue Association is de branchevereniging voor de Nederlandse evenementenlocatie branche. Aangesloten locaties hanteren deze voorwaarden.

1.2 Opdrachtnemer is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen.

1.3 Op de overeenkomst zijn tevens uitsluitend de huisregels (huishoudelijk reglement) van opdrachtnemer van toepassing welke als bijlage bij de overeenkomst zijn gevoegd en te raadplegen zijn via Buitenplaats Kameryck huisregels . Indien er tegenstrijdigheid bestaat tussen deze algemene voorwaarden en de huisregels, dan geldt hetgeen is opgenomen in de huisregels.

2.1 Opdrachtnemer kan op verzoek van opdrachtgever aan haar een optie op zaalruimte verstrekken. Een optie is voor opdrachtnemer als opdrachtgever geheel vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2.2 Wanneer een optie voor bepaalde duur met opdrachtgever is overeengekomen, dan is opdrachtnemer gerechtigd om voor de optie een zekerheidstelling te verlangen. Indien opdrachtgever geen gebruik maakt van de optie, dan is opdrachtnemer gerechtigd de zekerheidstelling te behouden (lees: niet aan opdrachtgever terug te betalen).

3.1 Alle door of namens opdrachtnemer gedane aanbiedingen/ offertes zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
En de aanbieding/offerte tijdig voor akkoord is getekend door beide partijen dan wel door opdrachtgever per e-mail voor akkoord is verklaard, en tijdig door opdrachtgever is ontvangen. Het risico van onduidelijkheden door mondelinge of telefonisch gegeven opdrachten en gedane mededelingen berust bij opdrachtgever.

4.1 Opdrachtgever zal voor eigen rekening en risico zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen voor artiesten, door haar ingeschakelde derden, gasten en bezoekers. Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.

4.2 Opdrachtgever is verplicht opdrachtnemer schriftelijk op de hoogte te stellen van eventuele risico’s voor de status van (het pand van) het gehuurde en/of de goede naam van opdrachtnemer die door of vanwege het evenement zouden kunnen ontstaan. Daaronder, doch niet uitsluitend, vallen risico’s door het bezoekersprofiel, de (gewijzigde) aard van het evenement, eventuele dreiging of aantrekking van ongewenst gedrag, politieke of maatschappelijke onrust en mogelijke weigering van benodigde vergunningen in algemene zin, mede op grond van Wet Bibob of eigen vergunningen van de locatie. Opdrachtnemer heeft het recht het evenement zonder schadeplichtigheid te ontbinden indien de mededelingsplicht door opdrachtgever is geschonden en/of de verstrekte informatie incorrect of onvolledig is. Bij ontbinding van de overeenkomst door opdrachtnemer, is zij niet gehouden (i) tot vergoeding van door opdrachtgever geleden schade in welke zin dan ook, en/ of (ii) teruggave van verrichte (aan)betalingen.

4.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoort te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

4.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien zij niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel
4.1 en/of 4.2 in deze algemene voorwaarden en opdrachtnemer daardoor (i) de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden, waartoe opdrachtnemer in dat geval gerechtigd is en/of (ii) opdrachtnemer opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.
4.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van (intellectuele eigendoms)rechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Buma/Stemrarechten).

4.6 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen.

4.7 Opdrachtgever is zich ervan bewust dat het te organiseren evenement passend dient te zijn bij de reputatie, uitstraling en overige evenementen van de locatie van opdrachtnemer en geen overlast mag veroorzaken bij overige huurders/gebruikers van het gebouw en omwonenden.

4.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk en aansprakelijk voor het handelen en nalaten van bezoekers, gasten, door haar ingeschakelde derden, etc. tijdens de opdracht (waaronder doch niet beperkt tot het evenement).

5.1 Het is de verantwoordelijkheid van opdrachtgever om vóór het aangaan van de overeenkomst na te gaan of het gehuurde geschikt is voor het beoogde evenement.

5.2 Tot het gehuurde behoren uitsluitend de in de overeenkomst omschreven ruimte(n) en de daarbij vermelde faciliteiten. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, behoren centrale entrees, gangen, trappen, toiletten, cafés, restaurants, de buitenterreinen en garages/parkeerplaatsen niet tot het gehuurde.

5.3 Het is opdrachtgever niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer:
a) het gehuurde voor een ander doel te gebruiken dan omschreven in de overeenkomst;
b) het gehuurde (geheel of gedeeltelijk) onder te verhuren of in gebruik aan derden te verstrekken, met dien verstande dat deze toestemming niet is vereist voor exposanten indien het evenement een beurs of expositie betreft;
c) indien en voor zover van toepassing, in het gehuurde zaken en diensten te exposeren buiten het in de overeenkomst omschreven expositieprogramma;
d) het evenement gedurende de looptijd van de overeenkomst een andere naam of een materieel andere invulling te geven, waarbij opdrachtnemer haar toestemming niet op onredelijke gronden zal onthouden.

5.4 Opdrachtgever is gehouden de huisregels ter kennis van de gasten, bezoekers, personeel, werknemers, etc. te brengen en blijft verantwoordelijk en afzonderlijk aansprakelijk voor de (deugdelijke) naleving van de huisregels door die partijen. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor alle schade - en aanspraken van derden - voortvloeiende uit de schending van de huisregels of algemene voorwaarden of de overeenkomst door de gasten, bezoekers, personeel, werknemers, etc.

6.1.1 De kostenbegroting is gebaseerd op het aantal gasten zoals vermeld in de overeenkomst. Indien er een wijziging in het aantal gasten plaatsvindt, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening van de overeenkomst en/ of de geschiktheid van het gehuurde.

6.1.2 Opdrachtgever is verplicht opdrachtnemer zo snel mogelijk schriftelijk te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen ontstaan die afwijken van de overeenkomst.

6.3 Vermindering van het overeengekomen gastenaantal met verrekening van kosten is slechts eenmalig mogelijk tot tien dagen voor aanvang van het evenement tot een maximum van 10% van het overeengekomen gastenaantal. Verrekening zal daar waar van toepassing plaatsvinden tegen overeengekomen voorwaarden. Opdrachtnemer heeft het recht om ingeval van een vermindering hoger dan 10% zijn calculaties aan te passen aan de dan ontstane situatie, waaronder een ander zaal.

6.4 Bij verschijning van meer gasten op de dag van uitvoering dan het overeengekomen aantal, worden de daarmee samenhangende kosten op basis van de gegevens vermeld in de overeenkomst extra in rekening gebracht. Opdrachtnemer is gerechtigd gasten te weigeren bij overschrijding van het overeengekomen aantal gasten, onder andere gelet op de veiligheid van de overige gasten in verband met het oppervlakte van het gehuurde. Het door opdrachtnemer vastgestelde aantal aanwezige gasten is daarin maatgevend.

6.5 Opdrachten worden aangenomen op basis van nacalculatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.1 De inrichting, het gebruik en de ontruiming van het gehuurde dienen te geschieden in overleg met opdrachtnemer.

7.2 Opdrachtnemer is te allen tijde gerechtigd met betrekking tot de inrichting, het gebruik en de ontruiming van het gehuurde nadere voorschriften te geven, indien zulks in het belang van de (openbare) orde en veiligheid door brandweer, politie, burgemeester of opdrachtnemer raadzaam wordt geacht.

7.3 Behoudens voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van opdrachtnemer zullen geen veranderingen aan het gehuurde en overige ruimte(n) en (buiten)terreinen mogen worden aangebracht.

7.4 Opdrachtgever aanvaardt het gehuurde in de staat waarin het gehuurde zich bij aanvang van de huurperiode bevindt. Bij het einde van de huurperiode geconstateerde gebreken aan het gehuurde alsmede aan de in gebruik afgestane algemene ruimte(n) (zoals doch niet beperkt tot toiletten) worden geacht te zijn ontstaan tijdens de huurperiode, tenzij huurder aannemelijk kan maken dat bedoelde gebreken (zoals schade) reeds vóór de huurperiode bestonden.

7.5 Op het in de orderbevestiging vermelde tijdstip van beëindiging van de huurperiode dient opdrachtgever het gehuurde geheel ontruimd en schoon opgeleverd te hebben in de toestand zoals het ter beschikking is gesteld, onder ongedaanmaking van iedere verandering die opdrachtgever daaraan mocht hebben aangebracht. Bij niet tijdige en/of schone oplevering is opdrachtnemer gerechtigd om een boete aan opdrachtgever in rekening te brengen ter waarde van de opdrachtsom.

Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, is het gebruik maken van toeleveranciers (waaronder doch niet beperkt tot catering, audio/ visueel, techniek) binnen het gehuurde uitsluitend voorbehouden aan opdrachtnemer.

9.1 Alle prijzen zijn inclusief B.T.W., tenzij schriftelijk (waaronder doch niet beperkt tot e-mail) anders overeengekomen. Ook alle overige heffingen, welke van overheidswege worden opgelegd, komen voor rekening van opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze zoveel mogelijk vooraf bekendmaken. Opdrachtnemer is gerechtigd van overheidswege opgelegde verhogingen in belastingen, accijnzen of sociale lasten aan opdrachtgever door te berekenen. Opdrachtnemer is gerechtigd tussentijdse kostenverhogende omstandigheden (dus omstandigheden na het sluiten van de overeenkomst) aan opdrachtgever door te belasten.

9.2 Verstrekt opdrachtnemer een samengestelde prijsopgave, dan bestaat er geen verplichting tot uitvoering van een gedeelte van de opgave tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.

10.1 Betalingen dienen te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders vermeld in de offerte/ aanbieding/ overeenkomst.

10.2 Opdrachtgever is verplicht:
Betalingen dienen voldaan te worden binnen, maar uiterlijk 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders vermeld in de overeenkomst Bij een reservering met een totaalbedrag hoger dan € 3.500,00 dien je een aanbetaling te doen van 50% van offerteprijs. Buitenplaats Kameryck stuurt je hiervoor een factuur. Het restbedrag dient 14 werkdagen na de verstuurdatum van de factuur overgemaakt te zijn op de rekening van Buitenplaats Kameryck. Bij betaling met een creditcard rekenen wij een toeslag van 3%.
- Eventuele meer- of minderkosten worden door opdrachtnemer aansluitend aan de uitvoering van de overeenkomst als eindafrekening gefactureerd onder verrekening van voornoemde aanbetalingen;
- Voor elk van de betaalmomenten stuurt opdrachtnemer tijdig een factuur aan opdrachtgever;

10.3 De eindafrekening voorziet in een nauwkeurige specificatie van de verleende diensten en van een specificatie op nacalculatie te factureren diensten.

10.4 De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.

10.5 Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350,-.

10.6 Opdrachtgevers vanuit het buitenland zijn gehouden aan de door de Nederlandse fiscus verstrekte richtlijnen met betrekking tot betaling van B.T.W.

11.1 Opdrachtgever is aansprakelijk voor door derden geleden schade welke voortvloeit uit het gebruik van het gehuurde en/of de in gebruik afgestane ruimte(n) en vrijwaart opdrachtnemer tegen aanspraken van derden ter zake van schade uit dien hoofde.

11.2 Schade aan of verlies van goederen in eigendom bij opdrachtnemer en/of bij door opdrachtnemer gecontracteerde leveranciers veroorzaakt door opdrachtgever en/of zijn genodigden/ werknemers/ ingeschakelde derden, etc., moeten door de opdrachtgever aan opdrachtnemer integraal worden vergoed.

11.3 Alles wat door of vanwege opdrachtgever in het gebouw en/of het gehuurde is gebracht, bevindt zich daar voor rekening en risico van de opdrachtgever. Opdrachtnemer belast zich niet met het verzekeren en/of bewaken daarvan. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van goederen, eigendommen en geldswaarden van opdrachtgever of van derden (waaronder begrepen genodigden, het publiek en uitvoerenden) door welke oorzaak ook, behoudens opzet of grove schuld van opdrachtnemer of haar personeel. Opdrachtnemer is tevens niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van de in bewaring gegeven goederen in de garderobe. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor aanspraken van derden (als hiervoor bedoeld).

11.4 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.

11.5 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade (i) indien deze schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd te vermeerderen met het eigen risico dan wel (ii) indien er sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.

11.6 Indien er (i) geen sprake is van opzet of grove schuld dan wel (ii) de verzekering niet uitkeert, en er toch sprake is van aansprakelijkheid van opdrachtnemer, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot enkel directe schade (waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten) met een maximum van de opdrachtsom.

11.7 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die opdrachtgever jegens opdrachtnemer heeft dienen binnen 1 maand na einde huur, schriftelijk door opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.

11.8 Eventuele door opdrachtnemer verstrekte adviezen zijn altijd vrijblijvend en opvolging daarvan komt voor rekening en risico van opdrachtgever.

12.1 Geen van beide partijen is – behoudens het hierna in onderstaand artikellid bepaalde - aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover die tekortkoming of vertraging wordt veroorzaakt door overheidsmaatregelen als gevolg van epidemieën of pandemieën (zoals het uitbreken van het COVID-19-virus) die rechtstreeks van invloed zijn op de overeenkomst waardoor de uitvoering van de overeenkomst verboden of onmogelijk is (zoals een beperking van het aantal bezoekers/deelnemers).

12.2 Indien sprake is van een situatie zoals bedoeld in artikel 12.1, dan zullen partijen in gesprek gaan over de gevolgen en beslissen samen of het evenement (al dan niet in gewijzigde vorm) alsnog kan plaatsvinden op het afgesproken moment, dan wel kan worden uitgesteld.

12.3 Indien partijen geen overeenstemming bereiken over of het evenement alsnog kan plaatsvinden op het overeengekomen tijdstip, of het evenement moet worden uitgesteld, kan elke partij de overeenkomst door schriftelijke kennisgeving beëindigen (hieronder valt annulering of ontbinding). Opdrachtnemer is in dat geval gerechtigd het eerste voorschot van 50% van de overeengekomen opdrachtsom te behouden dan wel alsnog betaling te ontvangen van het eerste voorschot van 50% van de overeengekomen opdrachtsom. Indien opdrachtgever niet als een goed opdrachtgever handelt in het kader van artikel 12.2 of 12.3, is opdrachtgever alsnog gehouden de volledig overeengekomen opdrachtsom terstond te voldoen.

13.1 Dit artikel heeft geen betrekking op epidemieën/ pandemieën waarop overheidsmaatregelen van toepassing zijn (zoals COVID-19).

13.2 Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer zijn toe te rekenen, welke van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot (i) extreem weer (waaronder doch niet beperkt tot code rood voor de stad/ gemeente/ provincie waar het evenement plaatsvindt en/of voor de provincie(s) waar de bezoekers/ werknemers/ (toe)leveranciers)/opdrachtgever vandaan dient te komen), (ii) intrekking van een of meerdere vergunningen (zowel van opdrachtnemer als van opdrachtgever), (iii) nationale rouw, (iv) geheel of gedeeltelijke onbereikbaarheid van de evenementenlocatie en (v) ziekte van personeel of personeel van toeleveranciers, bijvoorbeeld in verband met een (griep)epidemie of pandemie)) geeft haar het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding. Opdrachtnemer behoudt in dat geval haar recht op vergoeding van de overeengekomen opdrachtsom (waaronder doch niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden).

13.3 Een beroep op overmacht aan de zijde van opdrachtgever is uitgesloten.

14.1 Annulering van de overeenkomst dient enkel schriftelijk (waaronder doch niet beperkt tot e-mail) te geschieden (en indien er meerdere lopende overeenkomsten bestaan tussen partijen vergezeld te gaan van de betreffende overeenkomst).

14.2.1 Wanneer er enkel sprake is van zaalhuur, dan dient opdrachtgever de volledige reeds betaalde zaalhuur te voldoen (met andere woorden: de betaalde zaalhuur wordt niet geretourneerd), in geval van annulering.

14.2.2 Wanneer er naast zaalhuur sprake is van andere dienstverlening (zoals organisatiewerkzaamheden, waaronder doch niet beperkt tot catering, artiesten, audio/ visueel, etc.), dan dient opdrachtgever naast de zaalhuur, de navolgende kosten aan opdrachtnemer te voldoen, in geval van annulering:

a) Vanaf het moment van boeken tot 6 maanden voorafgaand (tot 180 dagen) 50%
b) Tussen 6 en 3 maanden voorafgaand (tussen 180 dagen en 90 dagen) 75%
c) Tussen 3 maanden en 0 maanden voorafgaand (tussen 89 dagen en 0 dagen) 100%

Het willen verplaatsen van het evenement betekent ook dat je de datum waarop het evenement staat annuleert. Verplaatsen is een annulering.

14.2.3 Wanneer er naast zaalhuur sprake is van andere dienstverlening (zoals organisatiewerkzaamheden, waaronder doch niet beperkt tot catering, artiesten, audio/ visueel, inhuur externe leveranciers etc.), dan dient opdrachtgever naast de zaalhuur, deze kosten aan opdrachtnemer te voldoen, in geval er geen overeenstemming is over de gehele overeenkomst en opdrachtgever geen gebruik maakt van de diensten van opdrachtnemer: in de periode liggend tussen 89 dagen en het aanvangsmoment, zoals vermeld in de laatste offerte van de overige dienstverlening (inclusief na laatste offerte akkoord bevonden mutaties), waarbij de zaal/ locatiehuur niet is meegerekend.

14.3 Indien op het moment van annulering de schade van opdrachtnemer hoger is dan de annuleringsvergoeding zoals opgenomen in artikel 14.2 in deze algemene voorwaarden – door (waaronder doch niet beperkt tot) betalingsverplichtingen die in verband met de annulering door opdrachtgever op opdrachtnemer (zullen) rusten, zoals verplichtingen jegens bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde derden en/of andere vorderingen van derden -, dan dient opdrachtgever dit hogere bedrag aan opdrachtnemer te vergoeden.

14.4 Als datum van annulering geldt de eerste datum waarop de annulering door opdrachtnemer is ontvangen. 

15.1 Opdrachtnemer is gerechtigd deze overeenkomst te ontbinden, naast de wettelijke mogelijkheden voor ontbinding, indien:
a) opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt;
b) na het sluiten van de overeenkomst opdrachtnemer ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat opdrachtgever haar verplichtingen niet zal nakomen;
c) Indien beslag wordt gelegd op het vermogen van opdrachtgever, dan wel aan haar surseance van betaling wordt verleend, dan wel failliet wordt verklaard.

15.2 Indien de overeenkomst wordt ontbonden, zijn de vorderingen van opdrachtnemer op opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

15.3 Indien opdrachtnemer tot ontbinding overgaat, is zij op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade en kosten daardoor op enigerlei wijze ontstaan voor opdrachtgever.

Alle klachten en gebreken dienen binnen 24 uur nadat deze bekend zijn geworden dan wel bekend hadden kunnen zijn schriftelijk (waaronder doch niet beperkt tot e-mail) door opdrachtnemer te zijn ontvangen. Wanneer die termijn niet in acht wordt genomen komen eventuele aanspraken die opdrachtgever heeft te vervallen.

17.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. De partij die vertrouwelijke informatie ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.

17.2 Hetgeen vermeld in artikel 17.1 in deze algemene voorwaarden opgenomen geldt niet voor informatie:
a) die wordt verstrekt aan haar adviseurs, waarbij die adviseurs tevens aan geheimhouding zijn gebonden;
b) reeds het rechtmatig bezit waren van de ontvangende partij voordat deze van de betrokken partij werden verkregen;
c) onafhankelijk door de ontvangende partij zijn ontwikkeld zonder gebruikmaking van informatie of gegevens van de betrokken partij;
d) algemeen bekend zijn of worden of algemeen toegankelijk worden gemaakt, anders dan door een handelen of nalaten van de ontvangende partij;
e) door een derde aan de ontvangende partij bekend worden gemaakt, zonder dat een geheimhoudingsverplichting jegens de betrokken partij wordt geschonden.
f) die openbaar dient te worden gemaakt krachtens de wet, een verordening of een gerechtelijk bevel of bij besluit van een andere overheidsinstantie, op voorwaarde dat de ontvangende partij zich tot het uiterste inspant om de omvang van die openbaarmaking te beperken en de betrokken partij tevoren in kennis stelt van een zodanige voorgenomen openbaarmaking.

18.1 Alle in een offerte of opdrachtbevestiging verwerkte, of daarbij gevoegde, afbeeldingen, tekeningen, ideeën en alle intellectuele eigendomsrechten dienen uitsluitend tot gebruik in het kader van de te verstrekken of verstrekte opdracht en mogen door opdrachtgever niet voor andere doeleinden worden gebruikt, noch aan enigerlei derde verstrekt. Alle rechten daarop blijven uitsluitend bij opdrachtnemer berusten.

18.2 Opdrachtnemer behoudt zich dan ook het recht voor om die bescheiden, waarbij verwezen wordt naar artikel 17.1 in deze algemene voorwaarden, terug te vorderen.

18.3 Opdrachtnemer is gerechtigd geluid, foto - en/of beeldopnamen van het evenement te maken en dat materiaal – alsmede het logo van opdrachtgever – op haar website te plaatsen voor marketing doeleinden. Opdrachtnemer zal (een kopie van) het betreffende materiaal en het logo van opdrachtgever niet aan derden verstrekken.

19.1 Op alle rechtsbetrekkingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever gesloten, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

19.2 Alle geschillen met betrekking tot of voortvloeiende uit of verband houdende met de door opdrachtnemer gedane offertes en de met opdrachtgever gesloten overeenkomsten alsmede alle invorderingen wegens wanbetaling, zullen bij uitsluiting worden gebracht voor de absoluut bevoegde rechter in de vestigingsplaats van opdrachtnemer, tenzij opdrachtnemer verkiest de vordering in te stellen voor de rechter van de woonplaats van opdrachtgever.

19.3 In geval van een vordering of huurkwestie onder de € 25.000,- geldt een keuze voor de rechtbank niet. In dat geval is – behoudens een enkele uitzondering – de rechtbank van de woonplaats van opdrachtgever bevoegd.

19.4 Wanneer opdrachtgever is gevestigd buiten Europa, Zwitserland, Noorwegen of IJsland, dan zal een geschil worden beslecht door middel van arbitrage, op grond van de NAI (Nederlands Arbitrage Instituut), waarbij de voertaal Engels is en zittingen plaatsvinden in Amsterdam.

19.5 Bij verschil van uitleg tussen de Nederlandse tekst en eventuele buitenlandse vertalingen daarvan is de uitleg volgens de Nederlandse tekst bindend.

Bereikbaarheid Event medewerkers
Voor vragen over offertes en reserveringen zijn onze Event medewerkers van maandag tot en met vrijdag bereikbaar van 09.00 tot 17.00 uur. Buiten deze tijden wordt de e-mail niet gelezen en staat de telefoon doorgeschakeld naar het restaurant of kun je de voicemail inspreken.

AV & Techniek
Wij werken met een vaste partner voor technische ondersteuning en hebben al vele jaren een stabiele en succesvolle samenwerking. Daarnaast kennen zij de locatie en de mogelijkheden als geen ander. Deze samenwerking stelt ons in staat om hoogwaardige kwaliteit te leveren voor jouw evenement. Je kunt erop vertrouwen dat ons team én onze technische partner jouw evenement perfect zullen verzorgen.

Brandvoorschriften
Eigen ingebrachte brandbare materialen moeten zijn voorzien van een certificaat van brandvoortplantingsklasse 1 of 2 (vanuit fabriek geïmpregneerd) of een impregneercertificaat niet ouder dan 4 dagen (geïmpregneerd door een gecertificeerd bedrijf). De brandweer kan tijdens de bijeenkomst controleren.

Vuur
Gebruik van vuur en gasflessen in alle locaties is niet toestaan. Bij gebruik van een rookmachine dien je dit van tevoren duidelijk aan te geven.

Vuurwerk
Buitenplaats Kameryck ligt nabij een stiltegebied het is daarom ten strengste verboden om vuurwerk te ontsteken door jou, jouw gasten of anderzijds betrokken personen aan jouw evenement. Op het afsteken van vuurwerk staat een boete van minimaal € 450,00. De hoogte van de boete is afhankelijk van het soort en de hoeveelheid vuurwerk.

Muziek
Live muziek (een band) op locatie is uitsluitend mogelijk op aanvraag en na schriftelijke goedkeuring van Buitenplaats Kameryck.

Confettiproducten
De kosten van basisschoonmaak zijn inbegrepen in de locatiehuur. Echter na het gebruik van confettiproducten wordt € 450,00 aan schoonmaakkosten per ruimte in rekening gebracht.

Bevestigen van materialen binnen de locatie
De locatie dient met respect behandeld te worden, m.a.w. niet boren, timmeren, geen plakbandresten etc. Bij twijfel, overleg met één van onze medewerkers.

Opbouw en afbouw
Eerder opbouwen in de gereserveerde ruimtes dan schriftelijk is afgesproken is niet mogelijk. Eerder opbouwen op de eerste dag van het event is alleen mogelijk in overleg. Indien beschikbaar zullen wij de ruimtes eerder voor je ter beschikking stellen. Hier zal extra locatiehuur voor in rekening gebracht worden. De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de opbouwtijden en de benodigde ruimtes.

De afbouw dient binnen 1 uur na einde event te zijn afgerond. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor voldoende mankracht om dit te realiseren. Na deze tijd zal er extra personeelskosten en/of locatiehuur in rekening worden gebracht.

Laden en lossen
Laden en lossen is mogelijk vanaf 07.00 uur. Vroeger laden en lossen kan alleen in overleg. Hier worden extra kosten a € 150 per uur doorberekend.

Ballonnenbogen
Buitenplaats Kameryck heeft duurzaamheid hoog op het lijstje staan. Daarom zijn wij Green Key GOUD gecertificeerd. Onze locatie heeft een duurzame uitstraling. Ballonnen en confetti zijn bij ons niet nodig. Het past niet binnen onze filosofie. Door de schoonheid van onze locatie heeft het geen toegevoegde waarde. Wij willen jullie vragen hier rekening mee te houden en geen ballonnen(bogen) of confetti te gebruiken op jullie event.

Afleveren goederen en materialen
Indien je voorafgaand aan het event materialen en/of goederen bij ons wil laten afleveren, dan kan dit in overleg. Graag horen wij 3 dagen voorafgaand aan het evenement, of eerste opbouwdag wanneer we welke materialen en/of goederen kunnen verwachten. Ook aantallen en de grootte van de goederen is van belang. Daarnaast dienen wij te weten of goederen gekoeld moeten worden bewaard. Dit zodat wij hier rekening mee kunnen houden qua ruimte en/of personeel. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat wij ruimte in onze koelingen en/of vriezers hebben.

Wij gaan er van uit dat wij niet hoeven te laden en lossen. Indien wij de  goederen onverhoopt moeten laden en/of lossen vragen wij hier een bijdrage van € 150,00 voor.

De kosten voor het opslaan van materialen en/of goederen voorafgaand aan het evenement is vanaf € 150,00 en hangt af van het volume en het aantal dagen dat het op locatie staat.

Ophalen goederen en materialen
Alle goederen en (verpakkings)materialen dienen na het evenement direct meegenomen te worden. In overleg kan het op locatie blijven tot de volgende dag. Indien de goederen of (verpakkings)materialen niet opgehaald worden, zal Buitenplaats Kameryck dit vernietigen of wegbrengen. De kosten hiervoor zijn vanaf € 250,00 en wederom afhankelijk van de omvang en hoeveelheid.

Bijzonderheden event
Indien er bijzonderheden zijn tijdens het event, dient Buitenplaats Kameryck hier uiterlijk een week van te voren van op de hoogte te worden gesteld. Denk hier bijvoorbeeld aan dieetwensen, de aanwezigheid van mindervalide, een optreden of activiteiten of de komst van een prominent of politiek figuur.

Klachten
Alle klachten en gebreken dienen binnen 24 uur nadat deze bekend zijn geworden dan wel bekend hadden kunnen zijn schriftelijk/per e-mail door opdrachtnemer te zijn ontvangen. Wanneer dit termijn niet in acht wordt genomen komen eventuele aanspraken die opdrachtgever heeft te vervallen.

Beeldmateriaal
De opdrachtnemer is gerechtigd om geluid, foto’s, logo’s en beeldopnamen van het evenement te maken en dat materiaal op haar website of social media te plaatsen voor marketing doeleinden.

Productiebespreking
Buitenplaats Kameryck kan, indien zij dit nodig acht, een productiebespreking 1 à 2 weken voor aanvang van de bijeenkomst verplicht stellen.

Catering
Buitenplaats Kameryck verzorgt ten alle tijden zelf de catering, Wil je een eigen cateraar meebrengen dan kijken wij graag samen met je naar de mogelijkheden hiervoor.

Alcohol
Het is op geen enkele wijze toegestaan om voor en tijdens de activiteiten alcohol te nuttigen. Deelnemers die wel alcohol hebben genuttigd zullen ten aller tijden worden uitgesloten van deelname. Gebruik van alcohol door op- en afbouw of uitvoerend personeel of technici is niet toegestaan.

Eigen risico tijdens activiteiten:
Tijdens het ontvangst zijn alle gasten verplicht om een eigen risicoformulier te ondertekenen ter bevestiging van het feit dat de gekozen activiteit risico’s met zich mee kan brengen. Indien dit formulier niet ingevuld wordt, zal deze deelnemer uitgesloten worden van deelname aan de activiteit. Het invullen kan eenvoudig doormiddel van een formulier of een QR-code. Buitenplaats
Kameryck zal de gasten voorzien van dit formulier en/of QR code. 

Annulering diensten en materialen van derden
Ten aanzien van de dienstverlening van derden (bijvoorbeeld met betrekking tot entertainment, activiteiten en inhuur van materialen) gelden de door de betreffende derden gehanteerde annuleringsvoorwaarden. Deze kunnen afwijken van onze eigen annuleringsvoorwaarden. Indien deze niet bekend zijn zullen onze eigen annuleringsvoorwaarden gelden.
Overige annuleringsvoorwaarden kun je vinden in onze algemene voorwaarden.

Verzekering
Buitenplaats Kameryck adviseert alle bruidsparen om voor hun bruiloftsdag een annuleringsverzekering af te sluiten bij een gespecialiseerde verzekeraar.

Aanvulling Groepsaccommodatie

Algemeen
Overnachting kan uitsluitend plaats vinden in onze mobiele slaapverblijven (Veldhuysjes). Tenten, caravans of andere kampeermiddelen zijn niet toegestaan. Aanwijzingen van het personeel van Buitenplaats Kameryck dient te alle tijde te worden opgevolgd.

Incheck/uitcheck
Inchecken is mogelijk op de aankomstdag tussen 16.00 en 18.00 uur. Eerder aankomen of eerder brengen van boodschappen is niet mogelijk. Uitchecken alle dagen voor 11.00 uur.
Je kunt daarna tot 13.30 nog wel gebruik maken van het grasveld.

Geluid
Buitenplaats Kameryck is gelegen nabij een stiltegebied. Het is niet toegestaan om op enige manier versterkt geluid/muziek d.m.v. geluidsset, TV, stereotoren, docking station, anders of vergelijkbare installatie te gebruiken op de locatie. Bij overtreding kan de installatie in bewaring worden genomen en wordt bij uitchecken geretourneerd. Het gebruik van muziekinstrumenten anders dan een akoestische gitaar is niet toegestaan. Vervolgens: Er mag op geen enkele wijze onnodige hinder of overlast voor de omgeving of andere gebruikers van de terreinen worden veroorzaakt. Na 23.00 uur dient het stil te zijn op het terrein.

Auto's
Auto's mogen alleen geparkeerd worden op de daartoe dienende terreinen. Auto’s mogen het terrein niet betreden zonder vooraf toestemming van de locatie.  

Honden
Honden worden op de terreinen alleen aangelijnd toegelaten.
In de slaapverblijven worden nadrukkelijk géén huisdieren toegelaten.

Roken
In de slaapverblijven en de gezamenlijke ruimte geldt een rookverbod.

Voedsel en voedselbereiding
De keukenfaciliteiten bevinden zich in het paviljoen. In de slaapverblijven wordt geen voedsel bereid (gekookt of anderszins). Door de groep bereid of meegebracht voedsel (eten en drinken) mag alleen in de paviljoentent (of in een straal van 20 meter) genuttigd worden. Buitenplaats Kameryck is niet verantwoordelijk voor de hygiëne van jullie voedselbereiding. Levering door externe cateraars anders dan Buitenplaats Kameryck is niet toegestaan
zonder toestemming van Kameryck BV.

Activiteiten
De verantwoordelijkheid voor het correct verlopen van de activiteit berust bij
jullie organisatie.

Afval, schoonmaak
Afval en vuil moeten dagelijks opgeruimd worden en worden gedeponeerd in de daartoe aanwezige afvalbakken en containers. Je dient zelf zorg te dragen voor het schoonhouden van de door jullie gebruikte sanitaire ruimte tijdens uw verblijf. Na afloop van het evenement dient het terrein geheel vrij van papier en afval in de staat waarin dit zich bevond vóór de ingebruikname, te worden opgeleverd. Indien er niet aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, zijn wij genoodzaakt om extra kosten in rekening te brengen.

Kamp,-kookvuren
Stook- en kookvuren mogen alleen gemaakt worden op de daartoe aanwezige vuurplaatsen. Er mogen geen afvalputjes e.d. gegraven worden. Kampvuren zijn elders niet toegestaan.

Aansprakelijkheid
Betreding van terrein geschiedt op eigen risico. Jullie organisatie is aansprakelijk voor alle schade die als gevolg van uw evenement/verblijf ontstaat aan het recreatiegebied, de daar aanwezige opstallen, beplantingen, verhardingen, terrein meubilair en overige eigendommen van Buitenplaats Kameryck. Alle schade, ontstaan tijdens de inrichting van het terrein voorafgaand aan het evenement (jouw verblijf), tijdens het evenement en tijdens het opruimen van het terrein na afloop van het evenement wordt in elk geval geacht te zijn ontstaan als gevolg van het evenement. Jullie organisatie vrijwaart Buitenplaats Kameryck tegen alle aanspraken van derden voor vergoeding van enige schade, ontstaan als gevolg van verblijf/evenement. Buitenplaats Kameryck aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade, door uw organisatie of derden geleden als gevolg van deze toestemming, het gebruik van terreinen en/of materialen of het evenement c.q. jullie verblijf.

Annulering Groepsaccommodatie
Vanaf de bevestiging tot 6 maanden voor de incheckdatum            15%
Tussen de 5 en 3 maanden voor de incheckdatum                           50%
Tussen de 3 maanden en 1 maand voor de incheckdatum                75%
Korter dan 1 maand voor de incheckdatum                                    100%

Overige annuleringsvoorwaarden kun je vinden in onze algemene voorwaarden.