Het organiseren van een evenement kan een behoorlijke uitdaging zijn, vooral als je geen of weinig ervaring hebt óf als je eigenlijk geen tijd hebt.  Of je nu een bedrijfsuitje, teambuilding evenement of een seminar organiseert, een goed uitgedacht stappenplan is essentieel voor het succes.

Hieronder hebben we een stappenplan samengesteld om jouw evenement bij Buitenplaats Kameryck soepel en succesvol te laten verlopen.

Stap 1: Bepaal het doel van het evenement

Wat is het doel van jouw event? Dit kan variëren van netwerken en teambuilding tot het vieren van een bedrijfsjubileum. Dit doel zal de rest van je planning en het programma beïnvloeden, zorg er dus voor dat je dit duidelijk hebt.

Stap 2: Stel je budget vast

Het budget zal een grote rol spelen in veel van de beslissingen die je moet nemen. Zorg ervoor dat je een realistisch budget hebt dat rekening houdt met zaken als de locatie, vervoer, catering, entertainment of activiteiten en eventuele extra's.

Stap 3: Kies de datum

Zorg ervoor dat je ruim van tevoren een datum uitkiest. Dit geeft je genoeg tijd om alles te regelen en het stelt je gasten in staat om de datum in hun agenda te blokkeren. Houdt er wel rekening mee dat er veel data al snel vol zitten bij locaties. Wacht dus niet te lang met het vastzetten van de datum. Laat jouw gewenste datum weten via onze contactpagina. Dan kunnen wij je verder helpen met het plannen van je evenement.

Stap 4: Kies de locatie

De locatie is een van de belangrijkste aspecten van een evenement. Bij Buitenplaats Kameryck bieden we een unieke locatie midden in het Groene Hart van Nederland en centraal gelegen in de Randstad. Onze locatie is zowel met de auto als met het openbaar vervoer goed bereikbaar, waardoor het de ideale keuze is voor iedereen, ongeacht of zij uit de provincie Utrecht komen of niet. Meer weten over onze locatie? Bekijk dan uitgebreid onze omgeving.

Stap 5: Regelen van catering en entertainment

Goed eten is een belangrijk onderdeel van een evenement. De catering en entertainment kunnen het event maken of breken.. Bij Buitenplaats Kameryck kunnen we je helpen bij het regelen van beide, waarbij we rekening houden met jouw specifieke wensen en budget. Zo kunnen we voorzien in dieetwensen en maken we gebruik van lokale streekproducten. Op ons terrein hebben wij een eigen restaurant en een prachtige buitenkeuken met Zuid-Afrikaanse braai. 

Stap 6: Promoot je evenement

Als het evenement gepland is, wordt het tijd om de gasten uit te nodigen. Zorg ervoor dat je je evenement goed promoot en je gasten er net zo enthousiast voor maakt als jij zelf bent. Om ervoor te zorgen dat dit lukt, kun je bijvoorbeeld een leuke uitnodiging sturen via de mail of binnen het kantoor posters ophangen. Via onze fotogalerij kun jij je gasten alvast een goede sfeerimpressie geven! Ook kunnen ze zelf al Buitenplaats Kameryck ontdekken en meer lezen over onze prachtige omgeving.

Stap 7: Geniet van je evenement!

Zorg ervoor dat je tijd neemt om te ontspannen en te genieten van je harde werk. Bij Buitenplaats Kameryck zal ons ervaren team ervoor zorgen dat alles soepel verloopt, zodat jij je kunt concentreren op het genieten van je evenement en te netwerken met de gasten. 

Het organiseren van een evenement hoeft niet stressvol te zijn, vooral niet als je het stappenplan volgt en ervoor kiest om je evenement te houden bij Buitenplaats Kameryck. In het voortraject is er nauw contact en wij zorgen altijd voor een duidelijke productie meeting uiterlijk 2 weken voor het evenement. Zo is alles tot in de puntjes geregeld. 

Neem vandaag nog contact met ons op om te beginnen met het plannen van jouw volgende evenement. Bij ons kun je ook je volgende vergadering of congres plannen en dit combineren met sportieve activiteiten. De mogelijkheden zijn eindeloos!

Terug naar overzicht