Onverwacht een nieuwe locatie zoeken voor een groots, jaarlijks medisch congres. Ivonne Ligtenberg-van der Drift van de NVKNO (Nederlandse Vereniging voor Keel-Neus-en Oorheelkunde en Heelkunde van het Hoofd-Halsgebied) stond voor deze hectische uitdaging. Uiteindelijk kwam ze terecht bij Buitenplaats Kameryck: een plek die voor haar direct zeer aangenaam en persoonlijk aanvoelde. Voor de rubriek Opdrachtgever aan het woord spraken we met Ivonne over haar ervaringen met de locatie en hoe deze optimaal kon worden ingezet om inhoudelijke en verbindende doelen te bereiken.

De samenwerking tussen de NVKNO en Kameryck kwam door bijzondere omstandigheden tot stand. Het jaarlijks terugkerende congres werd voorheen altijd georganiseerd bij het NBC in Nieuwegein, maar door een brand werd Ivonne genoodzaakt op zoek te gaan naar een andere locatie. ‘Vanuit het NBC werden we hier goed in begeleid en werden mogelijke alternatieve locaties aan ons voorgelegd. Al direct toen we bij Buitenplaats Kameryck aankwamen waren we overtuigd: dit is het. Dit zat hem met name in de kleinschaligheid en de persoonlijke, intieme uitstraling. We hadden behoefte aan een verbindende factor, we misten het fysieke contact. In één oogopslag zagen we dat bij Buitenplaats Kameryck al ontstaan. Naast de mogelijkheden om het inhoudelijke programma goed te faciliteren, vonden we hier ook een ontmoetingsplek voor een borrel en barbecue.’

Inhoudelijk programma

De grootste zaal werd ingericht als plenaire zaal, waar de hoofdthema’s van het congres en de Algemene Ledenvergadering werden geprogrammeerd. ‘Het programma in deze zaal werd live gestreamd, zodat KNO-artsen uit het hele land het inhoudelijke programma alsnog konden bijwonen. Daarnaast waren er diverse parallelsessies in de paviljoens en bovenzalen. ‘In deze sessies werden subspecialisaties behandeld, met meer ruimte voor interactie en brainstormsessies. De locatie leende zich hier uitstekend voor. Ook het buitengebied rondom Buitenplaats Kameryck was zeer aangenaam. Het is heel fijn dat je vanuit elke plek in een zaal naar buiten kunt kijken. Je ziet daglicht en dat merk je direct aan iedereen, de sfeer -en het weer- was bijzonder goed.’ Ook de informele mogelijkheden op de locatie werden goed benut. ‘Bij vorige edities zagen we dat deelnemers na afloop van het congres versnipperd uiteen gingen en de dag bijvoorbeeld afsloten met een select groepje in de stad. Hier konden we dit centraal organiseren, zodat de dag informeel kon worden afgesloten met een borrel en een barbecue, dit gaf een bijzondere toegevoegde waarde aan het congres.’

Vertrouwd programma en deels vernieuwend concept

Een nieuwe locatie zorgde echter ook voor enkele uitdagingen. ‘We moesten onder andere op zoek naar een nieuw concept voor onze sponsoren. Waar we voorheen een grote beursvloer konden realiseren voor demonstraties en stands, moesten we nu een creatieve oplossing verzinnen. Uiteindelijk is dit goed gelukt, door de inbreng van sponsoren op een goede, integere manier te integreren in het inhoudelijke programma. Maar ook door sponsoren te laten deelnemen aan paneldiscussies. Van beide kanten is dit zeer goed bevallen. Voor een volgende editie kijken we naar een zelfde concept, uitgebreid met het inrichten van één van de paviljoens om alsnog producten te kunnen uitstallen en demonstraties te geven.’

Vertrouwen

‘Het meest bijzondere aan de samenwerking vond ik het tomeloze geduld in de aanloop naar het evenement. Er werd enorm goed -ook inhoudelijk- meegedacht hoe het event voor alle partijen zo optimaal mogelijk te organiseren. Ik heb me nooit opgejaagd gevoeld om in een korte tijd een beslissing te nemen en er werd altijd tijd vrijgemaakt voor een (extra) locatiebezoek. Ik heb continu het vertrouwen gehad dat het goed kwam. Dat geldt ook voor de uitvoer van het evenement. Op de dag zelf heb je ook echt maar één aanspreekpunt, waardoor je snel kunt schakelen. Het was voor ons opmerkelijk om te zien hoe goed het team op de hoogte was van de verloop van het evenement. En als er dan toch iets ontbrak, was dat binnen no time geregeld. Als opdrachtgever is dat heel prettig. Het is altijd spannend of zaken goed op elkaar aansluiten, maar het team van Buitenplaats Kameryck bezorgde ons daarin zeker een ontspannen gevoel.’

Tekst: Angelique Aalders
Hoofdfoto: Annemieke Slager

Dit artikel is te lezen op events.nl

 

Terug naar overzicht