Hoe kies je de ideale opstelling voor vergadering?

Het lijkt misschien niet zo essentieel welke opstelling je kiest voor een vergadering, zolang iedereen maar samen kan komen, toch? Dat is niet helemaal waar! Veel ondernemingen beseffen vaak niet hoe cruciaal het is om de geschikte vergaderopstelling te selecteren. In dit blogartikel leggen we uit welke opstelling het meest geschikt is voor jouw vergadering of bedrijfsevenement.

De naam zegt het al, de deelnemers zitten aan een tafel in een U-vorm. Deze vergaderopstelling is één van de meest gekozen opstellingen. Het biedt de spreker de kans om meer interactie te hebben met de deelnemers en tegelijkertijd kunnen de deelnemers meeschrijven. Plan je binnenkort een presentatie, trainingssessie, workshop of vergadering? Dan is deze opstelling ideaal voor jou.

Het woord zegt het eigenlijk al. Een theateropstelling  bestaat uit stoelen die in rijen zijn geplaatst, net als in theaters. De deelnemers zitten in deze rijen, die bij voorkeur een opening in het midden hebben voor een vlotte beweging. Ze luisteren naar de sprekers, die meestal op een podium staan, en kunnen tegelijkertijd een presentatie volgen op het scherm. . Er kunnen veel deelnemers tegelijk aanwezig zijn en de aandacht is voornamelijk gericht op de spreker.

Vanwege de indeling is dit de beste oplossing voor evenementen waarbij minder interactie tussen de deelnemers nodig is en waarbij over het algemeen veel gasten aanwezig zijn. Denk aan bestuursvergaderingen, conferenties/congressen, productlanceringen, lezingen en voorstellingen.

De boardroom opstelling of carréopstelling wordt vaak aangeboden in een zaal omdat het bestaat uit een lange, vaste tafel die niet te verplaatsen is maar kan ook bestaan uit meerdere tafels. Deze opstelling is geschikt voor persoonlijke interactie met collega’s. Het wordt vaak gebruikt voor vergaderingen, teambesprekingen en interviews. 

Bij een cabaret-opstelling zijn er in de zaal verschillende tafels met stoelen opgesteld. De tafels staan in rijen met voldoende loopruimte tussen elke tafel. Dit geeft de deelnemers de mogelijkheid om met elkaar in discussie te gaan. De ideale indeling voor een seminar of congres. 

In deze indeling staan de tafels in een gesloten vierkant. Door het gesloten vierkant hebben de deelnemers beter zicht op elkaar en meer ruimte om notities te maken. Bovendien is dit een goede opstelling als je geen presentatie op een scherm hoeft te tonen. De blokopstelling is het meest geschikt voor cursussen, seminars of vergaderingen zonder presentatie.